Importing of goods from stock will greatly facilitate work with catalog filling.
Log into OT Box admin mode and open Catalog → Items in Stock → Import goods to start working.
Download sample file to import
It's necessary to download sample file in *.xls format and add information to import goods.
Click "Download sample file to import" to save file on your computer.
Start to add information after downloading.
Fill in a file
File contains many fields that allow importing maximum amount of necessary information about products.
Let's see filling each field in order.
You can hover over the column name and read information about data it contains while filling the file:
Field 1: Id (Product identifier)
Item Identifier is used during import of goods. Item will be created during import if its id is unique or it will be updated during import if id already exists in your catalog of goods in stock.
Add its own unique identifier for each item which can be taken as Seller's original article (in product card), article of your goods supplier or from your stock recording system. Identifier may consist of numbers as well as letters of any alphabet.
Article is taken from Taobao catalog of OT Box in the example.
It is copied and pasted into appropriate field.
Field 2: Name (Product name)
Item name will be shown in the product card:
Add item name into corresponding column ("Name") in the same line as item id:
Field 3: Description (Product description)
We add detailed product description, its characteristics, operating rules and other useful information here. Product description may contain html tags.
Field 4: Category (Product category)
This field is very important because it contains product category.
Rules of filling this field:
1. It is allowed to set final category of product. For example, it is enough to write T-shirts in the field Category if you already have “Clothing → Women's Clothing → T-Shirts” category in your “Goods in Stock” catalog and the product you are adding will be in unique “T-Shirts” category.
2. Use two colons without spaces “::” as separators if it is important to specify full path of categories. For example, T-shirts can be both for women and men, and therefore it is better to specify full path to make it clear which T-shirts will be added.
Full path in the example will look like this: Clothing :: Women's Clothing :: T-shirts
3. It is possible to write incomplete path to the category with imported product. For example, you can write path Women’s Clothing :: T-shirts if you already have “Clothes” category and it has “Women’s Clothing” subcategory and import will understand that you need to create “T-Shirts” category in “Clothing → Women’s Clothing” section .
Thus, you can write only part of path to the category, provided that this part of the path is not found anywhere else in the catalog. For example, there are two categories with balls:
- Products for children → Toys → Balls
- Leisure goods → Toys → Balls
Follow these steps if you need to add product into "Balls" category of "Baby Products" section:
- Products for children :: Balls is correct short indication of product category.
- Toys :: Balls is an incorrect short indication, there is another similar category in “Leisure goods” section.
4. Missing categories will be created automatically while import. This means that set "T-Shirts" category will be created while import and specified product will be added there if this category is not available in “Goods in stock” catalog. Therefore, it is recomended to write full path to the category (Clothes :: Women’s Clothing :: T-shirts) as described in the rule above if there is no whole section in “Goods in stock” catalog (there is neither "Clothing" category nor "Women's clothing" category). In this way categories will be created while import.
This rule is very convenient for creating catalog.
Field 5: Vendor (Vendor name)
Copy vendor name from product card if this item is taken from Taobao. Or specify vendor name, for example, of your goods supplier or your name if you produce goods.
Vendor is taken from Taobao catalog of OT Box in the example:
And paste into appropriate field in file:
Field 6: Weight (product weight in kg)
Add product weight. T-shirt weight is about 500g, therefore we write 0.5 kg into appropriate column.
Weight is common for all configurations.
Field 7: IsSellAllowed (Allowed for sale)
In this Field, you can specify the goods for sale or not yet available.
В этом Field можно указать выставлен товар на продажу или пока не доступен.
1 — выставлен на продажу (сразу появится в каталоге и покупатели смогут его приобрести)
0 — не доступен для продажи (покупатели не увидят товар и его можно позже отредактировать и выставить на продажу)
Если оставить Field пустым, то по умолчанию товар будет выставлен на продажу.
Если товар импортируется повторно, то у него сохранится та настройка, что была до импорта (если был запрещен к продаже, так и останется)
Field 8: Price (Цена товара)
Указываем цену товара в валюте вашего склада. Узнать валюту склада можно в статье «Настройка провайдера».
В примере цена футболки 30
Если цена товара в зависимости от конфигурации различается, то необходимо будет, после добавления конфигураций товара, вернуться в эту колонку и добавить цены всех конфигураций.
Цена в той же строке, что и название товара, описание, название продавца и тд не указывается. Если укажете цену в той же строке что и название и id, тогда эта цена будет ценой по умолчанию для тех конфигураций товаров, для которых цена не будет указана.
Также эта цена будет показана в результатах поиска товара, а цены конфигураций будут показаны в карточке товара.
Если цена всех конфигураций товара одинаковая, тогда можно оставить то значение, которое было добавлено первым (в той же строке, что и название товара, описание и тд).
Field 9: Quantity (Количество)
Указываем количество товара, которое доступно на вашем складе.
Если количество товара в зависимости от конфигурации различается, то необходимо будет, после добавления конфигураций товара, вернуться в эту колонку и добавить количество всех конфигураций. Общее количество складывается из суммы количества товаров всех конфигураций.
Количество в той же строке, что и название товара, описание и тд не указывается.
Field 10: Property 1, 2, 3 (Свойства товара)
Конфигурации товаров состоят из свойств. Если у товара нет конфигураций, оставляем колонки со свойствами пустыми.
Если конфигурации есть, необходимо их заполнить. Если конфигураций больше трех, можно вставить еще колонки с именами Property 4, Property 5, Property 6 и тд.
В примере с футболкой у нас будут следующие свойства:
- Цвет: белый, розовый, черный.
- Размер: S, M, L.
- Ворот: Круглый, V-образный.
В строке с названием, описанием товара и прочими основными характеристиками указываем названия свойств (Цвет, размер и ворот):
В таблице необходимо по колонкам указать все доступные конфигурации товара. Например, футболка розовая, размера S и с круглым воротом:
Таким образом прописываем все конфигурации:
Для каждой конфигурации, вероятно, будет различаться цена и количество. Проверьте эти колонки и заполните при необходимости (выше есть описание заполнения).
Field 11: Image 1, 2, 3
Сюда вставляется веб-ссылка на изображение товара (ее можно скопировать у продавца или загрузить изображения с помощью какого-нибудь сервиса, который позволит получить прямую ссылку на изображение). Добавить сколько угодно изображений одного товара (в каждую ячейку по 1 ссылке на изображение).
По умолчанию колонок три, но можно добавить еще, указав имя колонки Image 4, Image 5, Image 6 и тд.
Фотографии для каждой конфигурации добавлять не нужно.
Как добавить следующие товары?
Когда вы изучите файл, то поймете, что разные товары занимают разное количество строчек в файле xls и надо понять с какой же строки будет начинаться новый товар.
«Началом» товара считается строка с идентификатором и названием товара.
У последнего товара найдите самое большое количество строк (чаще всего колонка «Property» задает количество строк) и запомните следующую пустую строку:
Вот с этой строки и будет начинаться следующий товар.
Если случилось так, что вы ошиблись и уже добавили информацию в занятую строку:
Выделите информацию от нового товара и нажмите Вырезать.
Затем спуститесь на пустую строку и нажмите в первой ячейке «Вставить».
Импортируем товары
После того, как файл с товарами подготовлен, открываем админку ОТ:
Каталог → Товары на складе → Импорт товаров
Нажимаем кнопку «Выбрать файл»:
Выбираем на компьютере файл, в который вносили товары, затем нажимаем на кнопку «Импортировать».
Прогресс импорта будет показан в отдельном окошке:
Окончание импорта обозначается фразой «Импорт успешно завершен».
Ошибки импорта
Во время импорта могут возникнуть ошибки.
- Критичные ошибки будут отмечены красным цветом.
- Некритичные ошибки будут отмечены желтым цветом.
По возможности, для каждой ошибки будет указываться строка и столбец места, в котором произошла ошибка.
Использование импорта для обновления товаров
Импорт товаров на складе можно использовать не только для загрузки новых товаров, но и для обновления уже существующих товаров.
Принцип заполнения файла такой же, как при импорте новых товаров, но есть ряд правил, которые облегчат и ускорят работу по обновлению.
- Field Id обязательно для заполнения, тк с его помощью Коробка ОТ поймет какой именно товар нуждается в обновлении.
- Поля Name, Description, Category, Vendor, Weight, IsSellAllowed можно оставить пустыми, если их обновление не требуется.
- Поля Price, Quantity и Property обязательны для заполнения.
- Field Quantity во время импорта обновляет количество доступных для продажи товаров, поэтому рекомендуем передавать только актуальное значение о количестве товаров на складе.